Mindenkivel előfordult már, hogy egy dolgos napon, fáradtan hazatérve úgy érezte, hogy szinte semmit sem haladt előre a teendőlistáján. Az egyik leginkább időrabló tevékenység pedig általában az e-mailezés.
A munkaidőnk jelentős részét az olvasatlan üzenetek böngészése és az ezekre adott válaszok megírása emészti fel. Erre jönnek még pluszban az okostelefonunkra érkező folyamatos értesítések, amelyek megnehezítik a teljes figyelem összpontosítását.
Hogyan lehetsz úrrá a levelek káoszán? Egyrészt ebben sokat segíthet a MiniCRM felhő alapú szoftvere, másrészt olvass tovább, mert adunk pár hasznos tippet.
Az e-mailek “támadásának” megfékezése
A digitális levelek folyamatos érkezése könnyen eltereli a figyelmet az egyéb fontos feladatokról. Egy egyszerű, ám hatékony megoldás az, ha időszakosan megállítod az új üzenetekről szóló értesítéseket.
Ehhez hasznos eszköz lehet egy olyan bővítmény, ami lehetőséget ad az új e-mailek megjelenítésének ki- és bekapcsolására. És bár ezt könnyebb mondani, mint megtenni, de a legjobb, ha letiltasz minden értesítést, legyen az a telefonodon vagy a számítógépeden, legalább addig, amíg egy adott feladatot teljesen be nem fejezel. Fontos, hogy ne engedd, hogy a különféle pittyegések, felugró ablakok folyamatosan kizökkentsenek!
Az is hasznos lehet, ha csak bizonyos időközönként, mondjuk 45-60 percenként nézel rá az e-mailekre. Ha attól tartasz, hogy így lemaradsz egy igazán fontos üzenetről, az olyan programok, mint például az AwayFind, segíthetnek abban, hogy a tényleg sürgős választ igénylő levelekről azonnal értesülj.
A válaszadás során hatékony stratégiaként működhet, ha a mondandódat maximum öt mondatra korlátozod. Ez segít abban, hogy csak a lényegre fókuszálj, elkerülve a hosszas és bonyolult levelezést. Ha egy témát nem lehet röviden elintézni, talán érdemes valamilyen más kommunikációs csatornát választani.
Mondj nemet mindenre, ami nem visz előre
A kiegyensúlyozott életmódot elősegítő tippek első pontjai közé tartozik, hogy próbálj meg különbséget tenni a fontos és a lényegtelen feladatok között. Különösen igaz ez, ha új vállalkozásod beindításán fáradozol vagy éppen egy új munkahelyen próbálod megvetni a lábad.
De vajon minden új feladat hozzájárul ahhoz, hogy elérd a céljaidat? Ha nem, bátran mondj nemet! El kell engedned az olyan teendőket, amelyek csak időt vesznek el tőled más, produktívabb tevékenységek elől.
Meetingek átgondolt szervezése
Sok munkahelyen egyszerűen túl sokszor tartanak meetingeket, melyek gyakran szükségtelenül rabolják a kollégák idejét. Egy ilyen értekezlet átlagosan 45 percig tart, ami az időd jelentős részét felemészti, gyakran úgy, hogy semmi érdemleges nem születik belőle.
Ha mégis úgy döntesz, hogy meetinget tartasz, mindig határozd meg, hogy mi a célod vele, és állíts össze egy részletes forgatókönyvet, amit előre elküldesz minden érintett résztvevőnek. A célzott és fókuszált meetingek sokkal eredményesebbek lehetnek.
